Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Cuma 1 Menit! Ini Cara Paling Mudah Membuat Mail Merge di Word

Apakah kamu sedang mencari informasi tentang bagaimana cara membuat mail merge di Microsoft Word (selanjutnya Word)? Berikut ini akan kami tunjukkan cara yang paling mudah dan cepat, bahkan bisa kamu lakukan hanya dalam 1 menit.

Apa Itu Mail Merge

Mail merge adalah salah satu fitur di Word yang berfungsi menggabungkan suatu file Word dengan file Microsoft Excel (selanjutnya Excel).

Jadi, fitur mail merge ini menghubungkan file Word sebagai dokumennya dengan file Excel sebagai data source atau sumber datanya.

Fitur mail merge di Word ini sebenarnya perlu untuk dipelajari, apalagi buat kamu yang berprofesi sebagai staf administrasi, mahasiswa, karena sangat membantu pekerjaan membuat dokumen atau surat di Word yang memiliki format atau bentuk yang sama, tapi harus diisi dengan data atau informasi yang berbeda, sehingga mengurangi kesalahan dalam penulisan dokumen tersebut.

Selain itu, mail merge juga bisa digunakan dalam beberapa dokumen Word sekaligus hanya dengan menggunakan satu data source Excel. Jadi sangat efektif dan mempercepat pekerjaan, karena tidak perlu mengetik informasi yang sama berulang-ulang.

Contoh surat atau dokumen yang bisa dibuat dengan menggunakan fitur mail merge ini seperti:

  • surat undangan;
  • surat-surat keterangan karyawan atau pegawai;
  • piagam atau sertifikat;
  • surat pemberitahuan;
  • surat perjanjian;
  • informasi barang;
  • dokumen kelengkapan SPJ;
  • dan sejenisnya.

Langkah-Langkah Menggunakan Mail Merge di Word

Sebenarnya istilah cara membuat mail merge ini kurang tepat, karena fitur ini sendiri sudah ada di Word. Jadi yang lebih tepatnya adalah cara menggunakan mail merge di Word.

2 poin yang perlu disiapkan untuk memulai menggunakan fitur mail merge di Word ini antara lain:

  • file Word yang akan diisi;
  • file Excel yang akan dijadikan sumber data.

Cara menggunakan mail merge ini sebenarnya sangat mudah. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, saking mudahnya kamu bahkan bisa melakukannya hanya dalam waktu 1 menit, dengan syarat 2 poin di atas sudah kamu persiapkan sebelumnya.

Cara Menggunakan Mail Merge di Word dengan Mudah

Pertama buka file Word tersebut dalam format yang data-datanya belum diisi. Di sini kami akan memberikan contoh dokumen surat Word sederhana seperti gambar di bawah ini.

Kedua hubungkan file Word tersebut dengan file Excel yang akan dijadikan data source atau sumber datanya.

Caranya: pilih menu Mailings, kemudian pilih Select Recipients, kemudian pilih sub menu Use an Existing List.

Ketiga cari file data source Excel tersebut, kemudian klik buka/open.

Keempat, akan muncul kolom Select Table, pilih di sheet mana data source Excel tersebut. Pilih di sheet berapa, kemudian klik OK.

Selamat! sekarang file dokumen Wordmu sudah terhubung dengan file Excel data source kamu.

Langkah kelima, sisipkan dan letakkan kursor di bagian-bagian yang ingin kamu hubungkan dengan data di Excel tersebut. Misalnya kamu ingin menghubungkan data Nama dari Excel.

Caranya:
  1. letakkan kursor di sebelah Nama;
  2. pilih menu Mailings ;
  3. buka sub menu Insert Merge Field ;
  4. Selanjutnya akan muncul judul dari masing-masing kolom data Excel tersebut. Kemudian pilih Nama. Lakukan juga cara ini untuk menghubungkan data jabatan, umur, jenis kelamin dan alamat.

Setelah langkah kelima dilakukan dengan benar, maka tampilannya akan muncul judul dari masing-masing kolom data tersebut. Contohnya seperti di bawah ini:

Untuk melihat hasil mail merge ini, pilih menu Mailings, pilih sub menu Preview Results.

Sedangkan untuk melihat mail merge ini satu persatu , pilih menu Mailings, pilih panah kanan atau kiri berwarna biru yang ada di sebelah sub menu Preview Results.

Selesai. Kamu sekarang sudah tahu bagaimana cara menggunakan mail merge di Word.

Cara Mencetak atau Nge-Print Hasil Mail Merge di Word

Setelah mengetahui cara menggunakan Mail Merge ini, tentu kamu juga perlu mengetahui cara mencetak atau men-ngeprint dokumen tersebut. Caranya memang sedikit berbeda dengan cara print biasa di Word, caranya:

  1. pilih menu Mailings ;
  2. pilih sub menu Finish & Merge ;
  3. pilih Print Documents atau kamu juga bisa membukanya dengan shortcut Ctrl + Shift + M;

Selanjutnya kamu akan diarahkan ke kolom Merge to Printer. di sana ada 3 pilihan untuk me-ngeprint, yaitu:

  1. All jika kamu ingin mencetak semua data yang ada di Word tersebut satu persatu;
  2. Current Record, jika kamu ingin mencetak data yang kamu buka saat ini;
  3. From, yaitu jika kamu ingin menge-print data-data tertentu saja, misalnya kamu hanya ingin mengeprint data nomor 2, maka ketik 2 to 2 di kolom yang tersedia.

Selanjutnya kamu akan diarahkan ke tampilan Print seperti biasa, kemudian masukkan halaman berapa yang akan kamu print. Ingat ya, halaman, maksudnya di halaman berapa data mail merge itu letaknya. Misalnya berada di halaman 1, maka ketikkan 1. Selesai.

Cara Membuka Kembali File Word yang Sudah di Mail Merge dengan Excel

Bagaimana cara membuka kembali file Word yang sudah Mail Merge tersebut? Cari dan buka file Word tersebut, kemudian kamu akan diarahkan ke jendela pop-up Microsoft Word. Ada 2 Pilihan, yaitu:

  1. Yes, jika kamu ingin membuka file itu dengan mengaktifkan Mail Merge yang telah dibuat sebelumnya;
  2. No, jika kamu ingin menonaktifkan Mail Merge yang telah dibuat sebelumnya.

Demikianlah informasi cara membuat dan menggunakan Mail Merge di Word. Sampai jumpa di artikel selanjutnya.